KEBIJAKAN PRIVASI BOFFICE

BOffice Mobile App adalah aplikasi yang mentransformasikan seluruh proses korespondensi yang bersifat kedinasan, dari yang asalnya berbasis kertas, menjadi berbasis elektronik. Korespondensi yang bersifat kedinasan ini mencakup membuat surat, surat masuk, surat keluar, user management, disposisi log dan document catalog. Cakupan data dan/atau dokumen tersebut ada yang bersifat confidential maupun umum/general.

Keamanan dan privasi proses korespondensi di dalam BOffice Mobile App merupakan prioritas PT BNI Life Insurance. Hal ini dibuat untuk memberikan kemudahan dalam mengakses dan mentransformasi proses korespondensi yang berada di bawah perlindungan peraturan perundang-undangan di bidang perlindungan data pribadi. Kami harap Anda menyempatkan diri membaca Kebijakan Privasi ini untuk mengetahui atas kesediaan dan persetujuan anda dalam mematuhi Kebijakan Privasi ini.

Cakupan korespondensi yang terinput didalam BOffice, termasuk namun tidak terbatas pada:

1.Surat Masuk / Incoming Document Surat masuk adalah surat yang di kirim oleh admin divisi atau di disposisikan oleh user yang menerima dokumen tersebut.

2.Surat keluar / External Document Surat yang masuk di kategori ini adalah surat yang dibuat dengan tipe surat keluar oleh drafter, user yang harus memberikan persetujuan / approval dan juga user yang mendapatkan disposisi oleh user lain.

3.Memo / Internal Document Surat yang masuk di kategori ini adalah surat yang di buat dengan tipe memo oleh drafter, user yang harus memberikan persetujuan / approval, user yang terdaftar sebagai penerima surat, user yang terdaftar sebagai tembusan surat dan juga user yang mendapatkan disposisi oleh user yang telah mendapatkan surat ini sebelumya.

4.Dokumen / Document User yang menerima kolom ini hanyalah user dengan tipe admin divisi. Kolom ini menginformasikan mengenai surat masuk yang diterima dari mail room.

5.Dokumen Pengembalian / Return User yang menerima kolom ini hanyalah user dengan tipe admin mail room. Kolom ini menginformasikan mengenai adanya surat masuk yang direject dan dikembalikan / retur oleh admin divisi.

Sifat dari cakupan korespondensi tersebut terbagi menjadi dua yakni:

a. Confidential/rahasia merupakan dokumen yang sifatnya terbatas dan untuk kalangan tertentu, diantaranya yaitu Surat Masuk dan Surat Keluar yang bertanda “R” atau “SR”, Surat dari Kepolisian seperti KPK/PPATK/Institusi/Lembaga Pengawasan, dan Surat serta Memo HCT atau unit lainnya yang berhubungan dengan promosi/demosi/mutasi status kepegawaian/mitra

b.General/umum diantaranya yaitu Surat Masuk, Memo dan Surat Keluar yang sifatnya tidak terbatas dan tidak masuk dalam kategori Confidential/rahasia

Penggunaan data dan/atau dokumen pada proses korespondensi di BOffice Mobile App, PT BNI LIFE Insurance menggunakan atau menggabungkan keseluruhan atau sebagian data korespondensi yang diperoleh, dikumpulkan, dan direkam dari Pengguna sebagaimana disebutkan dalam bagian sebelumnya untuk hal-hal termasuk namun tidak terbatas pada:

1.Memproses segala bentuk permintaan maupun aktivitas yang dilakukan oleh Pengguna melalui aplikasi mobile, termasuk untuk keperluan penyimpanan maupun pengiriman dokumen kepada Pengguna.

2.Menggunakan Data Korespondensi untuk tujuan efektifitas distribusi surat / nota dinas menjadi semakin cepat, revisi dan approval dapat dilakukan secara sistem berikut dengan history masing-masing dokumen yang dapat di tracking.


Pengungkapan data dan/atau dokumen korespondensi, PT BNI Life Insurance menjamin tidak ada pembocoran, pengaliham, atau meminjamkan data dan/atau dokumen korespondensi yang dimiliki masing-masing user/pengguna kepada pihak ketiga, tanpa persetujuan tertulis dari user/pengguna, kecuali dalam hal-hal sebagai berikut:

1.Dibutuhkan adanya pengungkapan data dan/atau dokumen korespondensi milik Pengguna kepada mitra atau pihak ketiga lainnya yang membantu Kami dalam menyajikan layanan pada aplikasi mobile dan memproses segala bentuk aktivitas Pengguna dalam aplikasi mobile, termasuk namun tidak terbatas pada memproses administrasi dokumen, verifikasi pembuatan, pengecekkan dan pengiriman dokumen. Permintaan maupun aktivitas yang dilakukan oleh Pengguna melalui aplikasi mobile, termasuk untuk keperluan pengiriman dokumen kepada Pengguna.

2.Dibutuhkan penyediaan informasi yang relevan kepada vendor, atau penyedia layanan sejenis.

3.Penyediaan informasi Pengguna kepada afiliasi Kami untuk membantu melakukan pengolahan data untuk dan atas nama Kami.

4.Dalam upaya mematuhi kewajiban hukum dan/atau adanya permintaan yang sah dari aparat penegak hukum termasuk dalam hal terjadinya sengketa atau proses hukum antara Pengguna dan Kami atau pihak ketiga lainnya yang terkait.


Penyimpanan dan penghapusan data dan/atau dokumen korespondensi, PT BNI Life Insurance akan menyimpan data dan/atau dokumen selama tetap aktif digunakan, dan dapat melakukan penghapusan sesuai dengan ketentuan peraturan hukum yang berlaku.

Pembaruan Kebijakan Privasi terhadap penggunaan BOffice Mobile App dapat sewaktu-waktu melakukan perubahan atau pembaruan terhadap Kebijakan Privasi ini. PT BNI Life Insurance menyarankan agar setiap user/pengguna membaca secara seksama dan memeriksa halaman Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mengetahui perubahan apapun. Dengan tetap mengakses dan menggunakan aplikasi mobile, maka user/pengguna dianggap telah setuju atas perubahan-perubahan dalam Kebijakan Privasi.

Persetujuan masing-masing user/pengguna dalam mengoprasikan atau menggunakan BOffice Mobile App, maka user/pengguna mengakui dan menyadari bahwa telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini dan setuju terhadap pengumpulan, pengelolaan dan penyimpanan data dan/atau dokumen korespondensi masing-masing user/pengguna oleh PT BNI Life Insurance sebagaimana dinyatakan di dalam Kebijakan Privasi ini. Anda juga memberikan hak, kuasa dan kewenangan kepada PT BNI Life Insurance untuk menggunakan data dan/atau dokumen korespondensi, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kebijakan Privasi ini.